Antipourriel et messagerie responsable

1. Portée et responsabilité

Ces règles s’appliquent aux clients et utilisateurs autorisés qui envoient, par MigiHub, des courriels, SMS/MMS, messages dans l’application, notifications de navigateur ou alertes automatisées. Elles complètent l’entente client et la loi applicable.

L’expéditeur est responsable des destinataires, fins, contenus, consentements et fondements légaux. La disponibilité d’une fonction d’envoi n’établit pas l’autorisation de contacter une personne.

2. Classer le message

Un message électronique commercial fait la promotion d’un produit, d’un service ou d’une activité commerciale. Un avis de service transmet de l’information opérationnelle, comme un changement de réservation ou une alerte de sécurité. L’ajout d’une promotion peut modifier le régime applicable à un message autrement opérationnel.

Un compte existant, une adresse publique ou la mention « transactionnel » ne crée pas d’exemption générale. Évaluez la LCAP canadienne, les règles américaines applicables aux courriels et SMS et les règles européennes ou britanniques selon l’expéditeur, le destinataire et le message.

3. Recueillir et démontrer l’autorisation

Utilisez comme base un consentement clair et affirmatif au marketing. Expliquez l’expéditeur, la fin, le canal et le retrait; ne pré-cochez pas les cases facultatives. Distinguez les canaux lorsque pertinent. Une double confirmation peut aider à valider les adresses.

Si vous invoquez un consentement tacite ou une exception légale, documentez ses conditions précises et son échéance. Une adresse publiée ne constitue pas automatiquement une autorisation. Les listes achetées, louées, récoltées ou extraites sont interdites pour des campagnes non sollicitées dans MigiHub. Une demande de consentement peut elle-même être un message commercial et exige son propre fondement licite.

4. Identifier l’expéditeur et la destination

Utilisez des noms, en-têtes et objets exacts. Identifiez l’organisation et, lorsque requis, la personne pour qui le message est envoyé. Incluez l’adresse postale et un moyen de contact valide. Maintenez les coordonnées et mécanismes de désabonnement pendant la période exigée par la loi.

Utilisez des liens reconnaissables et un contenu véridique. N’incluez jamais d’hameçonnage, de logiciel malveillant, de prétentions trompeuses, de destinations dissimulées ou de contenus portant atteinte aux droits.

5. Désabonnement et exclusion

Offrez un mécanisme clair, gratuit et facilement utilisable lorsque requis. N’exigez ni connexion, ni paiement, ni renseignements inutiles. En vertu de la LCAP, donnez suite sans délai à la demande, au plus tard dans les 10 jours ouvrables. Respectez tout délai plus court applicable ailleurs.

Maintenez les exclusions par canal et vérifiez-les avant chaque envoi. La suppression d’un contact désabonné ne doit pas permettre sa réimportation suivie d’un nouvel envoi. Le retrait du marketing ne bloque pas automatiquement les avis de service légalement nécessaires, qui doivent être évalués séparément.

6. SMS et programmes automatisés

Avant d’activer les SMS, confirmez le fournisseur, l’inscription de l’expéditeur, le texte de consentement, la fréquence annoncée, les frais possibles, le retrait, l’aide et les heures d’envoi locales. Prenez en charge STOP/HELP ou l’équivalent du fournisseur lorsque requis.

Testez les exclusions et la gestion de livraison avant le lancement. Ne changez pas d’identité pour contourner un blocage et ne transmettez pas inutilement de détails sensibles de rendez-vous, de santé ou de paie dans les notifications.

7. Registres et vérifications avant envoi

Conservez une preuve proportionnée du type de consentement, de sa source, date, formulation et version, de la fin et du canal, de l’échéance applicable, des dates de retrait ou plainte et des envois pertinents. Ne recueillez pas de données d’appareil ou d’identité inutiles uniquement pour constituer un registre.

• Confirmer l’admissibilité et le statut d’exclusion des destinataires.
• Vérifier l’identité, la fin licite et le fonctionnement du désabonnement.
• Retirer les renseignements sensibles inutiles.
• Revoir la fréquence, le fuseau, le volume et les limites de livraison.
• Vérifier les capacités configurées de consentement, de rebond, de retrait et d’audit; elles dépendent du tenant et du fournisseur de messagerie.

8. Plaintes, application et mises à jour

Signalez les abus à support@migihub.com; utilisez security@migihub.com pour l’hameçonnage ou les menaces. Précisez l’expéditeur, la date et un exemple non sensible. Les expéditeurs devraient rapidement exclure les plaignants et examiner la source et la campagne.

Un abus peut entraîner un avertissement, une limitation de débit, une suspension ou une résiliation selon l’entente ainsi que les déclarations légalement requises. Ces règles peuvent évoluer selon les lois ou fournisseurs. Elles ne remplacent pas l’évaluation propre au territoire de l’expéditeur.