Un point de départ concret pour échanger sur la façon dont votre organisation travaille.
Partir d’un parcours réel
Choisissez une demande que votre organisation traite régulièrement. Elle peut commencer par un échange client, passer par la planification et se terminer par une facture. Décrivez les étapes actuelles, y compris les courriels, les tableurs et les échanges verbaux. Le premier objectif est de rendre le processus visible.
Examiner les transitions
À chaque passage entre équipes, posez trois questions : qui prend le relais, de quels renseignements cette personne a-t-elle besoin et comment sait-elle que le travail est prêt ? Repérez les informations recopiées et les versions contradictoires.
Définir un premier périmètre limité
Choisissez une partie du parcours et convenez du résultat à améliorer. Une équipe de planification peut, par exemple, avoir besoin d’une demande complète avant toute affectation. Définissez les renseignements requis et la personne responsable de les vérifier.
Tester avec les personnes concernées
Parcourez des cas courants et quelques exceptions avec les personnes qui réalisent le travail. Incluez une modification tardive, une demande incomplète et une nouvelle affectation. Consignez les décisions, les questions ouvertes et les responsables de leur validation.
Mesurer avant d’élargir
Établissez un point de départ, par exemple le temps consacré à clarifier les demandes incomplètes pendant une semaine représentative. Reprenez la même mesure après le pilote. Distinguez une amélioration du processus d’une variation temporaire de la charge de travail.